Gestión de Proveedores
Introducción
Bienvenido al Sistema de Gestión de Proveedores. Esta herramienta te permite registrar y administrar toda la información relacionada con tus proveedores de manera ordenada y eficiente.
¿Qué puedes hacer con este sistema?
- Registrar nuevos proveedores
- Consultar información detallada de tus proveedores
- Actualizar datos cuando sea necesario
- Gestionar información de contacto, fiscal y bancaria
- Llevar un control de los términos comerciales con cada proveedor
Pantalla Principal
Al ingresar al sistema, encontrarás una lista de todos los proveedores registrados. Desde esta pantalla podrás:
- Ver un resumen de los proveedores activos
- Filtrar proveedores por diferentes criterios
- Acceder a la información detallada de cada proveedor
- Agregar nuevos proveedores
Cómo Registrar un Nuevo Proveedor
- Haz clic en el botón "Nuevo Proveedor" en la pantalla principal
- Se abrirá un formulario con diferentes secciones para llenar
Información que puedes registrar
Datos Generales
- Nombre Comercial: Nombre con el que se conoce comúnmente al proveedor
- Razón Social: Nombre legal completo de la empresa (obligatorio)
- Estatus: Indica si el proveedor está activo o inactivo
Datos de Contacto
- Correo Electrónico: Dirección de email principal del proveedor
- Teléfono Principal: Número telefónico de contacto principal
- Teléfono Alternativo: Número telefónico secundario
Información Fiscal
- RFC: Registro Federal de Contribuyentes del proveedor
- Tipo de Persona: Selecciona si es persona Física (F) o Moral (M)
- Régimen Fiscal: Régimen bajo el cual opera el proveedor
- Representante Legal: Nombre de la persona autorizada para representar a la empresa
Ubicación
- Dirección: Calle y número
- Código Postal: Código postal de la ubicación
- Colonia: Colonia o barrio
- Ciudad: Ciudad donde se encuentra el proveedor
- Estado: Estado o entidad federativa
Información Bancaria
- Banco: Nombre del banco donde tiene cuenta el proveedor
- Cuenta Bancaria: Número de cuenta para realizar pagos
- CLABE: Clave bancaria para transferencias electrónicas
- Moneda Preferida: Selecciona entre Pesos Mexicanos (MXN) o Dólares Estadounidenses (USD)
Términos Comerciales
- Límite de Crédito: Monto máximo de crédito acordado
- Días de Crédito: Plazo en días para realizar pagos
-
Descuento por Pronto Pago: Porcentaje de descuento si se paga antes de la fecha límite
-
Una vez completados los campos necesarios, haz clic en "Guardar"
Consultar Información de Proveedores
Ver Detalles de un Proveedor
- En la lista de proveedores, haz clic sobre el nombre del proveedor que deseas consultar
- Se mostrará una pantalla con toda la información registrada organizada por secciones
- Desde esta pantalla puedes ver todos los datos de contacto, fiscales, bancarios y términos comerciales
Filtrar Proveedores
Utiliza las opciones de filtro en la parte superior de la lista para encontrar proveedores específicos:
- Por nombre o razón social: Escribe en el campo de búsqueda
- Por estatus: Selecciona "Activos" o "Todos" en el menú desplegable
- Por otros criterios: Utiliza los filtros avanzados para buscar por ubicación, límite de crédito, etc.
Actualizar Información de Proveedores
- Ingresa a la pantalla de detalles del proveedor que deseas modificar
- Haz clic en el botón "Editar"
- Actualiza los campos necesarios
- Haz clic en "Guardar Cambios"
Desactivar un Proveedor
Si ya no trabajas con un proveedor pero quieres mantener su información en el sistema:
- Ingresa a la pantalla de detalles del proveedor
- Cambia su estatus a "Inactivo"
- Haz clic en "Guardar Cambios"
Los proveedores inactivos no aparecerán en las búsquedas por defecto, pero puedes verlos seleccionando la opción "Todos" en los filtros.
Reportes y Exportación
El sistema te permite generar reportes y exportar información:
- En la pantalla principal, haz clic en el botón "Reportes"
- Selecciona el tipo de reporte que necesitas:
- Lista completa de proveedores
- Proveedores por estado o ciudad
- Proveedores con crédito
- Elige el formato de exportación (Excel, PDF, etc.)
- Haz clic en "Generar"
Consejos Útiles
- Información Completa: Mientras más información registres, más útil será el sistema para administrar tus relaciones con proveedores
- Datos Bancarios Actualizados: Mantén la información bancaria actualizada para evitar problemas en los pagos
- Revisión Periódica: Actualiza los términos comerciales cuando cambien las condiciones con tus proveedores
- Notas Adicionales: Utiliza el campo de observaciones para registrar información relevante que no tenga un campo específico
Preguntas Frecuentes
¿Es obligatorio llenar todos los campos al registrar un proveedor?
No, sólo es obligatorio el campo de "Razón Social". Sin embargo, te recomendamos completar la mayor cantidad de información posible.
¿Cómo puedo encontrar rápidamente un proveedor?
Utiliza el campo de búsqueda en la pantalla principal para buscar por nombre, razón social o RFC.
¿Puedo registrar varios contactos para un mismo proveedor?
Actualmente el sistema permite un contacto principal. Para información adicional, puedes utilizar el campo de observaciones.
¿Cómo puedo ver sólo los proveedores activos?
En la pantalla principal, selecciona "Activos" en el filtro de estatus.
¿Cómo puedo recuperar un proveedor que marqué como inactivo?
Busca el proveedor incluyendo los inactivos, edita su información y cambia su estatus a "Activo".
Si necesitas ayuda adicional, contacta al equipo de soporte a través del botón "Ayuda" ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.